Connaître la balance âgée pour mieux l’utiliser
La balance âgée est un document généralement utilisé par le comptable et les chefs d’entreprise pour faciliter la reprise des comptes clients et fournisseurs non soldés. Il permet ainsi aux entreprises de suivre minutieusement leur trésorerie. Cela voudrait dire que la balance âgée regroupe toutes les factures des clients et fournisseurs ayant été émises ou reçues. Toutefois, ces paiements pour ces relevés ne doivent pas encore être effectués.
Il existe d’autres points où l’importance de la balance âgée est pour les financiers, mais aussi pour les dirigeants d’entreprise. En effet, ces derniers peuvent relancer les clients en retard ou payer les factures pour les prestataires qui sont arrivées à terme. De plus, cet outil peut favoriser l’obtention d’un contrat d’assurance crédit auprès d’une compagnie.
Parlant de l’organisation de ce document comptable, il facilite une ventilation des créances ou des fournisseurs par tranche de retard de paiement. Ce tri est effectué selon la date d’échéance puis le nombre de jours de dépassement des dettes. Il est donc plus facile de visualiser les comptes marchands qui sont à relancer en priorité.
Les informations contenues dans la balance âgée
La balance âgée présente un grand nombre d’informations sur chaque client ou fournisseur, ce qui permet de le suivre plus facilement. Il s’agit :
- du numéro de compte ou la dénomination du client ou fournisseur ;
- du montant de la créance ou dette ;
- de la ventilation des sommes échues en fonction de la date d’échéance.
En revanche, il est important de différencier la balance âgée de la balance comptable. Ce dernier est un outil qui présente uniquement le solde des comptes clients. Les autres informations comme le délai de dépassement et l’échéancier ne s’y retrouvent pas.
La balance âgée peut alors révolutionner les postes clients et fournisseurs en des piliers de développement pour une structure commerciale.
Utilisation de la balance âgée client
Les retards de paiement et les montants à encaisser sur les factures émises à vos clients sont les paramètres qu’indique ce type de balance âgée. Les factures dont la date de paiement est la plus ancienne sont en tête de liste indiquant ainsi qu’il s’agit des priorités. Les factures dont l’échéance est la plus ancienne sont placées en haut du tableau pour indiquer qu’il s’agit de la priorité. La balance âgée client représente alors un outil d’appui pour relancer les clients.
En ce qui concerne sa présentation, elle dispose généralement d’une première colonne contenant la liste des clients. La 2e et la 3e colonne montrent respectivement les paiements échus à moins de 30 jours et 60 jours. Quant à la 4e et 5e colonne, elles affichent respectivement les retards de 0 à 30 jours et 30 à 60 jours. Cette disposition permet à votre entreprise d’identifier les clients qui ne payent pas régulièrement leurs dettes. Cela permettra donc d’élaborer une stratégie de relance pour chaque client en retard. Les options varient entre le recouvrement et la suspension des livraisons en cours. Grâce à la balance âgée client, vous avez aussi la possibilité d’anticiper afin d’éviter aux chalands les retards de paiement.
Utilisation de la balance âgée fournisseur
Le fonctionnement de la balance âgée fournisseur est semblable à celle d’un client, mais des différences sont toutefois notées. En effet, les factures clients sont remplacées par celles des fournisseurs et celles-ci indiquent les dettes de l’entreprise tout comme ses retards de paiement. La disposition du tableau d’équilibre se présente comme suit :
- la 1re colonne réservée à la liste des fournisseurs ;
- la 2e colonne pour les paiements échus au-deçà de 30 jours ;
- la 3e colonne pour les paiements échus au-deçà de 60 jours ;
- la 4e colonne pour les retards entre 0 et 30 jours ;
- la 5e colonne pour les retards entre 30 et 60 jours.
Le constat actuel consiste au fait que deux balances âgées sont complémentaires et un croisement entre elles, donnera un aperçu global sur la trésorerie de l’entreprise.
La balance âgée, un outil de pilotage à destination de tous les dirigeants
L’idée commune sur la balance âgée est qu’elle est réservée uniquement aux comptables. En réalité, c’est plutôt un outil de gestion très important qui est aussi destiné aux dirigeants d’entreprise. Il peut se servir de ce document comptable pour diverses utilisations.
Le suivi des comptes
En se servant de ce document, un chef d’entreprise pourra d’abord vérifier que les factures ont bien été payées par les clients. Ensuite, il sera en mesure d’envoyer des relances aux clients en retard de paiement puis identifier les mauvais payeurs. La détermination des priorités de relance tout comme la mise en place d’une stratégie de relance personnalisée pour chaque client sont ainsi à la portée du dirigeant. D’une part, il a la possibilité d’analyser la santé financière des clients tout comme le risque qu’ils représentent pour la trésorerie de l’entreprise. D’autre part, il pourra faire le point sur le nombre de factures réglées normalement et ceux en retard de paiement.
Enfin, tous ces éléments lui permettront d’anticiper de règlement en considérant la typologie du chaland ou du relevé des comptes. Quant à la balance qui a rapport avec les fournisseurs, le dirigeant peut s’en servir pour maintenir une bonne relation avec ces derniers. Pour y parvenir, il devra s’assurer de payer régulièrement ses factures dans les délais fixés.
La gestion des encours
Le chef d’entreprise peut utiliser la balance âgée afin d’analyser les résultats lors de la clôture d’un exercice comptable. En plus des activités de relance, de recouvrement et de suivi de la trésorerie, il pourra évaluer son Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Il s’agit d’un élément très important qui détermine la santé financière de l’entreprise. Pour le calculer, il faudra connaître les finances de la structure chez les créanciers, les stocks, mais aussi les dettes fournisseurs. En effet, la somme des deux premiers, prélevée du troisième, permet de connaître le capital net de l’entreprise. Le dirigeant saura alors comment s’organiser financièrement pour assurer le maintien du solde minimal de la trésorerie.
L’importance d’une tenue régulière et rigoureuse de la balance âgée
La balance âgée est un document comptable et organisationnel dont la tenue régulière permet une bonne gestion de toute structure commerciale. Un logiciel de trésorerie vous facilitera son utilisation ainsi qu’une gestion plus simple des dettes fournisseurs et créances clients. En plus de sa capacité à anticiper, la balance âgée vous fera gagner assez de temps et augmenter votre disponibilité pour gérer votre entreprise.
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