Oui, piloter efficacement la trésorerie de votre entreprise, c’est possible et ça tombe bien, parce que c’est aussi un indispensable. Vous ne pouvez songer au bon fonctionnement de votre affaire sans une gestion effective de vos finances. Mais alors, qu’est-ce qu’un plan de trésorerie et en quoi peut-il m’aider à correctement gérer mes comptes ? Nous allons découvrir ça ensemble et vous verrez, ce n’est pas bien compliqué.
Plan de trésorerie : Tous à vos tableaux !
Représenté sous forme de tableau – bien souvent un tableau Excel – le plan de trésorerie vous permet de lister sur une période donnée toutes les entrées et dépenses d’argent prévues par votre entreprise. Bien souvent, nous opterons pour une période de 12 mois mais cette durée est variable et à adapter selon vos besoins. L’objectif est bien sûr de récolter toutes les données nécessaires à l’anticipation de vos ressources financières, mais aussi d’être en capacité de prévoir un plan d’action le cas échéant. Comme dit le proverbe, mieux vaut prévenir que guérir et cette perle de sagesse s’applique tout particulièrement à notre sujet. Aussi, tous vos investissements doivent être arbitrés suite à l’analyse de ce tableau de trésorerie.
L’un des enjeux de ce document financier prévisionnel est la compréhension de l’impact des situations à venir, et auxquelles votre entreprise va devoir faire face. Avoir une bonne représentation complète des dépenses réalisées sur une période donnée vous permettra par exemple à optimiser vos coûts afin d’adopter une démarche économe. Autre cas de figure, vous serez capable de planifier le volume de ventes nécessaire à augmenter votre capacité à embaucher. Et pour mieux vous convaincre encore, sachez que les creux d’activité ne seront plus une menace, puisque vous aurez en toute logique anticipé ces périodes et mis en place les bonnes actions à mener.
Plan de trésorerie : Comment le construire ?
• Précisez vos encaissements
• Estimez vos décaissements au plus juste
• Vous n’avez plus qu’à vous projeter !
Vous voici prêts à mettre en forme votre tableau et à entrer vos premières données. Votre plan de trésorerie est à séparer en deux parties destinées à accueillir d’un côté les encaissements, de l’autre les décaissements. L’encaissement correspond tout simplement à une rentrée d’argent dans les caisses de votre entreprise, à la suite d’une vente par exemple, tandis que le décaissement va désigner une sortie d’argent.
Encaissements : Quelles sont vos rentrées d’argent ?
La première étape pour intégrer les encaissements dans votre tableau, c’est de catégoriser ces derniers. Vous devez clairement identifier tous les types d’encaissements pour obtenir une vision plus claire par la suite de vos postes de dépenses.
Comme encaissements à inclure vous pourrez retrouver par exemple :
• Les factures clients : N’hésitez pas à renseigner les moyens de paiement ainsi que le type de client avec lequel vous ferez affaire (B2B, B2C). Vous aurez aussi la possibilité de préciser par exemple les délais moyens de paiement, la fréquence ou encore s’il s’agit d’un client récurrent ou exclusif. L’idée est de classifier vos ventes de la manière qui vous semble être la plus judicieuse qui soit. Attention, le taux de TVA est aussi à prendre en compte lorsque celui-ci varie selon les encaissements.
• Les aides et subventions : Celles-ci comprennent notamment les primes à l’embauche, les subventions pour les contrats alternants, les remboursements URSAFF, etc. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de votre CCI au sujet des aides et subventions dont vous pourriez bénéficier.
• Les prêts : Renseigner vos emprunts bancaires est indispensable pour établir de bonnes prévisions sur votre trésorerie.
• Autres financements : Les levées de fond effectuées ou à venir, les augmentations de capital, les apports en compte courant des associés ou encore les affacturages sont aussi à préciser dans votre plan de trésorerie.
Décaissements : Quelles sont vos sorties d’argent ?
La première partie de votre tableau est minutieusement renseignée ? Il ne vous reste plus qu’à procéder de la même manière pour vos décaissements. C’est moins drôle,
on vous l’accorde, mais tout aussi nécessaire. Listez toutes les possibilités de sorties d’argent que votre entreprise pourrait rencontrer !
Par exemple :
• Les dépenses fournisseurs : Là encore, n’hésitez pas à catégoriser ces dépenses avec logique, en prenant en compte le fournisseur, ou le type de fournisseur (matières premières, services, transports…), le taux de TVA ou bien le délai de paiement. L’important est d’opter pour une classification qui saura répondre à votre besoin.
• Les charges du personnel : Salaires, intérim, indemnisations, stagiaires ou apprentis, sans oublier les charges sociales ou patronales, mais aussi les cotisations. Pourquoi ne pas classer vos salaires par types de contrat ?
• Les dépenses prestataires : Et ils sont nombreux ! Vous pouvez par exemple trouver dans cette ligne les frais liés aux assurances, au marketing (publicités, réseaux sociaux, flyers, etc), mais aussi les dépenses dues à votre conseiller en gestion, à votre avocat, ou encore votre expert-comptable.
• Les frais courants : Remboursement de prêts, intérêts, frais de tenue de compte bancaire mais aussi les taxes et les impôts. Vous pouvez aussi ajouter les commissions facturées par votre banque (commission d’intervention ou commission de mouvement).
• Les frais fixes : Et là nous parlons de tout ce qui est rapport aux abonnements pour vos logiciels (comptabilité par exemple ou encore la fameuse suite Adobe de votre chargé de marketing), mais aussi à vos frais de téléphonie ou aux dépenses liées à vos locaux comme le loyer, l’électricité ou l’entretien.
• Les débits exceptionnels : Gestes commerciaux, bouteille de champagne à un client, fournitures ou encore frais de déplacement, ces dépenses aussi peuvent être notifiées.
Plan de trésorerie : Lecture de vos ressources financières
Encaissements et décaissements sont soigneusement reportés, il ne vous reste plus à présent qu’à créer une colonne par mois et d’y reporter les montants de vos différents postes identifiés dans les précédents chapitres. En reliant le solde actuel de votre compte bancaire au solde de trésorerie de chaque mois (vos encaissements – vos décaissements), votre prévisionnel commence à se dessiner et votre plan de trésorerie prend tout son sens !
Soyez régulier et juste dans l’alimentation de votre document. Une bonne tenue et cruciale si vous souhaitez éviter les mauvaises surprises et l’efficacité de votre plan de trésorerie dépend donc essentiellement de votre rigueur à l’ouvrage !
Mes prévisions de trésorerie sont négatives
Et là, catastrophe ! Votre plan de trésorerie a fait apparaître un solde négatif dans les mois à venir. Ne paniquez pas et prenez le temps d’analyser la situation. En effet, plusieurs cas sont possibles :
• Le trou de trésorerie ponctuel : Bien souvent, il est simplement le résultat d’un décalage de trésorerie et une optimisation des délais de paiement peuvent suffire à régler l’affaire.
• Le trou de trésorerie qui persiste sur la durée : Là, généralement, cela signifie que votre entreprise ne dispose pas des ressources financières nécessaires pour couvrir vos besoins, et il va falloir songer à augmenter votre trésorerie.
• Le trou de trésorerie persiste sur la durée mais en plus, il se creuse de plus en plus : C’est la situation devant laquelle il faut savoir prendre des mesures plus drastiques. Ce problème résultat bien souvent d’un souci de rentabilité. Penchez-vous sérieusement sur la question, réalisez un audit de vos charges et des marges dégagées par vos ventes.
Dans tous les cas, sachez que des solutions sont toujours possibles et que oui, avec une bonne analyse, vous pouvez vous en sortir. Si votre situation vous semble alarmante, n’hésitez pas à prendre conseil auprès d’entreprises spécialisées qui seront là pour vous aider à faire le point.
Conclusion de ce chapitre sur le suivi de votre trésorerie
Nous sommes convaincus que vous avez conscience de l’importance d’un pilotage efficace de votre trésorerie. Comme Monsieur Serge Uzzan l’affirme : « Le cash est à l’entreprise ce que le sang est à l’organisme : toute hémorragie externe non contrôlée est fatale. » La mise en place d’un plan de trésorerie n’est pas un travail à prendre à la légère et s’il est simple à mettre en place, tout l’enjeu réside dans le sérieux de son application, et de son maintien. Trop d’entreprises abandonnent ce projet en cours de route pour finalement en pâtir à terme. Ne commettez pas cette erreur !
La bonne tenue de votre plan de trésorerie vous assurera une vue d’ensemble sur la situation financière de votre entreprise en temps réel et c’est grâce à cette vision que vous pourrez anticiper les ennuis à venir, y réagir, et apaiser aussi bien vos propres inquiétudes que celles de votre banquier !
Cependant, avec les temps qui courent et la crise sanitaire que nous traversons, vous ne pouvez vous reposer uniquement sur votre plan de trésorerie.
–> Découvrez notre article dédié à la gestion de votre trésorerie en période de crise sanitaire
Cet article vous propose une approche du plan de trésorerie, mais il n’est pas exhaustif. Chaque dirigeant ou responsable financier a ses habitudes et l’important et de trouver la façon de faire qui saura répondre à vos besoins. Si vous souhaitez en parler, n’hésitez pas à nous contacter !
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