Bien qu’étant une notion peu considérée par les promoteurs d’agence, les notes de frais constituent tout de même un outil efficace pour la gestion quotidienne de votre entreprise. En tant qu’opérateur économique ou responsable d’une firme, il est nécessaire de comprendre les implications de ce concept, de savoir comment le traiter et surtout comment faire usage d’un logiciel de notes de frais. Quelle est alors l’importance de cet outil ? On voit ça ensemble dans cet article !
Notes de frais : Définition
Dans la comptabilité française, une note de frais se définit comme un document qui vous permet en tant que salarié de vous faire rembourser à la suite de l’avance personnelle effectuée au profit de votre agence. Elle peut être élaborée sous format papier. De nos jours, il est possible de la numériser à l’aide d’un logiciel de notes de frais. Ledit document doit contenir des informations importantes et nécessaires. Il s’agit par exemple :
- du lieu ;
- de la date ;
- du motif de la note de frais ;
- du montant.
Notez que l’aspect capital réside dans le fait que toutes les notes de frais (NDF) sont complétées par un justificatif. Cette condition est impérative pour la prise en compte du document par le service comptabilité de la firme dans laquelle vous travaillez.
À quel moment établir une note de frais ?
Une note de frais est rédigée lorsqu’une dépense est effectuée par un employé de l’entreprise ou le responsable de l’agence avec sa carte personnelle. Cette dernière est constituée de plusieurs sortes de dépenses.
Les dépenses liées au repas ou frais de bouche
Ces types de notes de frais sont les plus élémentaires en France. Elles concernent le repas des collaborateurs lors du déroulement de la mission confiée par l’entreprise. En effet, il peut arriver qu’un employé intervenant hors de l’établissement prenne des repas d’affaires avec des clients. Dans ce cas, il est impératif de fournir un ticket de caisse ou de facture, qui justifie tout montant supérieur à 150 €.
En termes clairs, pour un salarié qui se déplace à des fins professionnelles ou pour des repas de chantier, on parlera de « panier repas ». À ce niveau, les indemnités peuvent avoisiner 6,70 € sur le lieu de travail, 9,40 € hors des locaux de la structure. S’il prend les repas au restaurant, cette allocation peut aller à 19,10 €.
Les déplacements professionnels
Pour ce volet également, les salariés jouissent des mêmes conditions de remboursement. En ce qui concerne les frais pour les dirigeants, ces derniers sont divisés en deux volets : les frais pour les invitations clients et les repas personnels. Dans le premier volet, la structure doit fournir à la comptabilité, une preuve qui comprend le nom des invités, leurs postes et le nom de l’organe pour lequel ils travaillent. Aussi, pour le remboursement de la TVA, il faudra fournir un justificatif comprenant le numéro intracommunautaire et les différents taux de TVA.
Quant au second volet relatif aux repas personnels, cela dépend du profil de l’entreprise. En effet, les structures qui sont sous tutelle de l’IS peuvent bénéficier d’avantages en nature. Celles qui relèvent de l’IR sont au contraire remboursées en charges sociales.
Notes de frais : qu’en est-il des frais de télétravail ?
Au départ, les frais de télétravail n’étaient pas pris en compte dans les notes de frais. Ce n’est qu’en mars 2020 qu’ils ont été démocratisés. En effet, depuis la mise en place des mesures de confinement et la revalorisation du télétravail, les employeurs sont contraints de dédommager les collaborateurs qui travaillent à domicile. Forfait Internet, téléphone portable, loyer sont des charges qui ont un coût pour le salarié et son entreprise doit y contribuer. Ces frais sont versés sur le salaire de l’employé comme un montant fixe.
Comment se faire rembourser les notes de frais ?
L’employeur dispose de 2 possibilités pour rembourser les notes de frais aux salariés.
Le forfait
Les firmes peuvent rembourser les salariés sur la base de la même somme selon un barème défini par l’URSSAF. C’est l’instrument de gestion le plus efficace pour les agences, car elles connaissent à l’avance, les dépenses engagées. Parlant du salarié il n’est pas obligé de réunir tous les justificatifs. Toutefois, les dépenses peuvent s’élever et peuvent être en défaveur du collaborateur. À ce niveau, il sera obligé de suivre les changements de barème définis par l’administration française.
Le réel
C’est la seconde possibilité par laquelle le travailleur peut être remboursé. Par cette dernière, vous êtes payé en fonction de ce que vous dépensez. Grâce aux justificatifs tickets, l’employeur sera indemnisé des montants dépensés durant les missions.
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